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Wahrung des Sozialgeheimnis
Die Träger von Kindertageseinrichtungen und deren Mitarbeiter müssen bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Kinder- und Familiendaten das Sozialgeheimnis gem. § 35 Abs. 1 SGB I wahren. Kinder- und Familiendaten sind deshalb nach § 84 Abs. 2 Satz 2 SGB X zu löschen, sobald der Verwendungszweck, für den sie erhoben worden sind, erreicht ist. Dies ist der Fall, wenn z.B. vorgemerkte Kinder nicht aufgenommen werden oder wenn bei aufgenommenen Kindern das Betreuungsverhältnis endet.
An die Stelle der Löschung tritt eine Sperrung, wenn eine Löschung Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (siehe Förderunterlagen) oder durch eine Löschung schutzwürdige Interessen beeinträchtigt würden. Kindertageseinrichtungen müssen gesperrte Akten und Dateien kenntlich machen und zum Schutz vor unbefugter Nutzung in geeigneter Weise versiegeln. Gesperrte Kinder- und Familiendaten dürfen in der Regel nicht ohne Einwilligung der Eltern weiter verarbeitet und genutzt werden. Ein Löschungshindernis wegen berechtigten Interesses der Eltern oder der Kindertageseinrichtung liegt z.B. dann vor, wenn ein Kind trotz Zweifel an seiner Schulfähigkeit eingeschult wird und für die Dauer von rund 7-8 Monaten nicht ausgeschlossen werden kann, dass das Kind wegen Zurückstellung von der Schulpflicht wieder in die Kindertageseinrichtung zurückkehrt.
Besteht kein Löschungshindernis oder ist es weggefallen, so sind Akten oder auch nur einzelne Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, zu vernichten. Dateien über abgeschlossene Vorgänge auf der Festplatte und im elektronischen Papierkorb sowie auf Disketten/CD-ROMs, falls darauf Sicherungskopien angelegt worden sind, sind ebenfalls zu löschen.
Förderunterlagen
In Anlehnung an die Anlage 2 zu Art. 44 BayHO (ANBest-P) (VV Nr. 5.1 zu Art. 44 BayHO) sind förderrelevante Unterlagen (Betreuungsverträge, Antragsunterlagen etc.) zu sperren und für die Dauer von fünf Jahren nach Ablauf des Bewilligungsjahres aufzubewahren.
Schutzvorkehrungen
Der Träger ist nach § 78a SGB X verpflichtet, die erforderlichen technisch-organisatorischen Schutzvorkehrungen vor unbefugter Kenntnisnahme, Nutzung und Verarbeitung von Kinder- und Familiendaten durch Dritte zu treffen.
Fachdialog zwischen Kindertageseinrichtung und Schule
Kindertageseinrichtung und Schule haben die Aufgabe, Kinder, deren Einschulung ansteht, auf diesen Übergang vorzubereiten und hierbei zu begleiten und die Anschlussfähigkeit zwischen beiden Institutionen herzustellen. Bei der Kooperation zwischen Kindertageseinrichtung und Grundschule sind dabei das vorrangige Recht der Eltern und das informationelle Selbstbestimmungsrecht von Eltern und Kindern zu beachten. Insbesondere der Austausch von im Kindergarten anvertrauter Daten mit der Schule setzt die Zustimmung der Eltern voraus. Hierfür stellt das Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen Form-blätter in 12 verschiedenen Sprachen zur Einwilligung der Eltern in den Fachdialog zwischen Kindertageseinrichtung und Schule über das Kind sowie Informationen für die Grundschule und Erläuterungen für die Eltern zur Verfügung. Das Ausfüllen des Übergabebogens sowie dessen Vorlage bei der Schuleinschreibung sind für die Eltern freiwillig und dürfen nicht ohne deren Einwilligung an die Schule weitergegeben werden.
Sprachstandsbögen
Verweigern die Eltern die Einwilligung zum Fachdialog, sind die ausgefüllten Sprachstandsbögen nach Beendigung des Betreuungsverhältnisses auf Antrag der Eltern herauszugeben bzw. zu vernichten. Haben die Eltern die Einwilligung in den Fachdialog erteilt, dürfen die Sprachstandsbögen Seldak und Perik für die Zeit der Übergangsphase, die erst nach Ablauf des ersten Schuljahres als beendet angesehen wird, aufbewahrt werden. Dessen ungeachtet ist den Eltern auf Wunsch jederzeit eine Kopie der ausgefüllten Bögen Seldak und Perik auszuhändigen.
